Dokument powstaje z danych

Oferta, umowa albo protokół składa się z danych, które już macie — a nie z kopiowania poprzedniego pliku.

Schemat, nie zrzut z wdrożenia. Nazwy i ilości w przykładzie są zmyślone. Ten sam mechanizm układamy pod Wasz proces, więc u Was będzie wyglądał inaczej.

Od danych do wysłanego dokumentu

PRZYKŁAD · DANE ZMYŚLONE

Kroki przepływu — wybierz krok, żeby zobaczyć, dokąd doszły dane

Dane klient i pozycje Dane klienta i pozycje wchodzą z CRM, arkusza albo formularza.
Wzór szablon i warunki Szablon dobiera sekcje pod typ zlecenia i wariant umowy. nietypowy zapis → miejsce na własny akapit, reszta bez zmian
Wyliczenia ceny i terminy Ceny, rabaty i terminy liczą się z cennika, nie z pamięci.
Sprawdzenie podgląd do akceptacji Dokument czeka na przejrzenie i akceptację przed wysyłką. kwota powyżej progu → dodatkowa akceptacja
Wysyłka PDF i ślad PDF idzie mailem, kopia ląduje w katalogu i w rejestrze.

Dokument nigdy nie powstaje z kopii poprzedniego pliku. Każda liczba pochodzi z danych i z cennika, więc stara stawka nie przechodzi dalej przez przypadek.

Stuknijcie kolejne kroki — podświetlona ścieżka pokazuje, dokąd doszły dane.

Co wchodzi, co wychodzi

Wchodzi

dane klienta z CRM albo arkusza
cennik i tabela rabatów
szablony i warianty zapisów
dane techniczne zlecenia

Wychodzi

PDF z jednolitym układem i numeracją
kopia w katalogu i w rejestrze
wersje dokumentu z historią zmian
gotowy mail z załącznikiem

Typowe zadania

Oferta z aktualnego cennika, nie z zeszłorocznego pliku.
Umowa złożona z zatwierdzonych zapisów.
Protokół odbioru ze zdjęciami z budowy.
Seria dokumentów dla listy klientów naraz.
Jednakowa numeracja i jeden układ w całej firmie.

Czego to nie robi

Nie pisze treści od zera. Składa z zatwierdzonych bloków.
Nie zastępuje prawnika przy nietypowych zapisach.
Nie wysyła nic bez akceptacji.

Od czego zacząć

Najmniejsza wersja to jeden dokument, który powstaje u Was najczęściej.

Bierzemy jeden wzór, na przykład ofertę.
Podpinamy cennik i dane klienta.
Pierwszy dokument idzie z podglądem do akceptacji.

Pytania, które padają najczęściej

Czy dokument będzie wyglądał jak nasz?

Tak. Wychodzimy od Waszego istniejącego wzoru: układ, logo, numeracja i stopka zostają. Zmienia się tylko to, skąd biorą się dane w środku.

Co z nietypowymi zapisami w umowach?

Szablon ma miejsca na własny akapit, a reszta dokumentu zostaje bez zmian. Nietypowy zapis dopisuje osoba, która za niego odpowiada, i to ona go akceptuje.

Czy da się generować dokumenty seriami?

Tak, dla listy klientów albo zleceń naraz. Przed wysyłką dostajecie podgląd całej paczki, więc błąd w danych widać przed wysłaniem, a nie po.

Przyślijcie wzór dokumentu, który składacie najczęściej.

Zadzwońcie 786 296 426 Przyślijcie plik, który Was męczy

Policzcie, ile kosztuje ręczna robota →

Raporty → wystawione dokumenty wchodzą do zestawienia Księgowość → wystawiony dokument wraca jako koszt Integracje → dane do dokumentu leżą w systemach ← Wszystkie działy