Faktury trafiają na miejsce
Dokument kosztowy wchodzi raz — z KSeF, maila albo zdjęcia — i sam trafia do zlecenia, konta i osoby, która go akceptuje.
Schemat, nie zrzut z wdrożenia. Nazwy i ilości w przykładzie są zmyślone. Ten sam mechanizm układamy pod Wasz proces, więc u Was będzie wyglądał inaczej.
Od dokumentu do księgowania
Dekretacja jest propozycją, nie wyrokiem: reguły przygotowują opis, a decyzja i akceptacja zostają po Waszej stronie.
Stuknijcie kolejne kroki — podświetlona ścieżka pokazuje, dokąd doszły dane.
Co wchodzi, co wychodzi
Wchodzi
- faktury krajowe z KSeF
- faktury zagraniczne, rachunki i noty
- zdjęcia dokumentów z budowy
- transakcje z konta, również z Revolut
- plan kont i lista zleceń
Wychodzi
- rejestr z filtrem po zleceniu i statusie
- plik importowy w formacie Waszej księgowości
- przypisane konto i centrum kosztowe
- przypomnienie o dokumentach bez akceptacji
Typowe zadania
- Dokumenty spoza KSeF wchodzą jednym kanałem.
- Koszt przypisany do zlecenia albo budowy.
- Konto księgowe i centrum kosztowe nadane regułą.
- Akceptacja z telefonu, bez krążenia maili.
- Transakcje z konta dopasowane do dokumentów.
- Sygnał o dokumentach, które czekają za długo.
Czego to nie robi
- Nie prowadzi ksiąg. Przygotowuje dane, księguje księgowość.
- Nie rozstrzyga kwalifikacji podatkowej.
- Nie akceptuje za nikogo. Propozycja czeka na decyzję.
Od czego zacząć
Najmniejsza wersja to jedna kategoria dokumentów i jedna reguła przypisania.
- Dokumenty wpadają na jedną wspólną skrzynkę.
- Reguła nadaje zlecenie i konto księgowe.
- Akceptacja wchodzi jednym kliknięciem z telefonu.
Pytania, które padają najczęściej
Czy to zastąpi nasz program księgowy?
Nie. Program księgowy zostaje, a obieg dokładamy przed nim: dokument wchodzi raz, dostaje opis i akceptację, a do księgowości trafia gotowy plik w jej formacie.
Skąd narzędzie wie, na które zlecenie wrzucić koszt?
Z reguł, które ustalacie: numer zamówienia na dokumencie, kontrahent, projekt albo słowo w opisie. Gdy żadna reguła nie pasuje, dokument czeka z pytaniem, zamiast trafić w złe miejsce.
Jak rozliczacie taki projekt?
Etapami, bez abonamentu. Pierwszy etap wyceniamy po rozmowie, w której widzimy Wasze dokumenty i reguły. Kolejny wchodzi dopiero wtedy, gdy poprzedni działa u Was na produkcji.
Pokażcie, jak dziś krąży u Was faktura kosztowa.
Policzcie, ile kosztuje ręczna robota →